Role :   Avis de recrutement : Responsable administration et finance
Location :   2. Yaoundé
Company URL :   https://medecinsdumonde.ch/

Sous réserve du financement, Médecins du Monde-Suisse recherche une personne pour occuper la fonction de :

Responsable de l’administration et finance

CONTEXTE

Organisation Non Gouvernementale (ONG) médicale, Médecins du Monde Suisse agit sur le terrain pour rétablir un accès durable à la santé en faveur des personnes exclues, en Suisse et à l’international. Fondée en 1993, l’association Médecins du Monde Suisse est l’une des 15 associations du réseau international de Médecins du Monde.

Médecins du Monde Suisse s’inscrit dans un contexte international en privilégiant une approche programmatique en lien avec la société civile suisse. Elle développe un cadre conceptuel et opérationnel particulier pour les contextes en crise chronique et/ou en conflits, gérant l’urgence quand elle se présente mais en privilégiant des stratégies de développement sur le long terme. Elle privilégie une approche directe tout en articulant ceux-ci étroitement avec des partenaires locaux, garants de durabilité et fait le choix stratégique d’axer ses programmes en santé materno-infantile pour les populations exclues.

De par son autonomie, sa taille, la flexibilité de son dispositif et sa spécialisation, Médecins du Monde Suisse détient un potentiel d’innovation important, tant au niveau de l’approche et des partenariats, qu’en termes d’axe programmatique et d’activités. Médecins du Monde Suisse part toujours de l’analyse des besoins ressentis et objectivés pour définir ses interventions et s’abstient de réponses standards ou clé en main et limite la reproduction systématique d’interventions. Médecins du Monde Suisse cherche ainsi à développer des solutions innovantes y compris autour de problématiques de santé sensibles culturellement ou politiquement. Le dialogue politique et le réseautage permettent ensuite de partager et de valoriser ces réponses. En questionnant son propre système de santé, Médecins du Monde Suisse a développé une capacité d’analyse et de réponses innovantes. L’organisation peut ensuite mettre ce savoir-faire au service des communautés où elle intervient. Une approche de proximité avec les populations touchées par nos programmes, des partenariats solides avec des associations bien enracinées sur le territoire et des activités construites autour des besoins rencontrés sont les caractéristiques principales de l’intervention de MdM Suisse qui la rendent innovante et pertinente.

Au Cameroun, la zone ciblée par le projet de Médecins du Monde est le District de Santé de Foumban dans la région de l’Ouest. 

Le projet répond à une priorité exprimée de la part des autorités sanitaires du District suite à l’incidence spécialement élevée de décès maternels. Médecins du Monde Suisse travaille dans le cadre de son domaine précis de compétence (la santé materno-infantile) et apporte une plus-value technique, médicale, et en termes de gestion, aux acteurs locaux du projet.

OBJECTIF

Actuellement, sur la base des demandes des autorités locales et après avoir effectué des missions exploratoires dans plusieurs régions du Cameroun, la délégation de Médecins du Monde au Cameroun est actuellement en phase de négociation pour le financement d’autres interventions.

En ce sens, sous réserve du financement disponible, Médecins du Monde cherche une personne pour couvrir le poste de Responsable de l’administration et finance.

Sous la responsabilité directe de la coordination générale, vous êtes responsable de l’organisation et du support de la mission à travers la poursuite des objectifs suivants :

• Objectif 1: Gestion financière, gestion et supervision de la comptabilité et de la trésorerie de la mission
• Objectif 2: Gestion et supervision de la logistique
• Objectif 3: Gestion administrative de la mission
• Objectif 4: Human ressources management

Plus précisément, votre travail consiste à exécuter les fonctions suivantes qui, dans le cadre de processus, ne présentent aucun caractère exhaustif, ni définitif

Objectif 1: Gestion financière, gestion et supervision de la comptabilité et de la trésorerie mission

• Encadrer et accompagner les équipes administratives et finance : être garant de la diffusion des procédures comptables et financières et leur application sur la mission ;
• Planification et contrôle des budgets des projets: leur préparation, en coordination avec le personnel responsable des projets et programmes, et la mise en place d’un système de suivi continu ;
• Planification et contrôle du budget global de la mission au Cameroun: sa préparation, en coordination avec la coordination générale de Médecins du Monde au Cameroun, et le suivi continu ;
• Suivi des coûts admissibles pour les projets et les dépenses de coordination ;
• Réalise le traitement comptable mensuel des écritures sur le logiciel SAGA (y compris imputations analytiques en fonction des contrats bailleurs et du budget de référence) pour contrôle à la coordinatrice générale ;
• Réalise les paiements en cash et soumet les paiements en chèques pour signature, des factures en s’assurant du bon respect des règles (de base) pour ces derniers. ;
• Assure la gestion de la caisse de la coordination ;
• Gère et s’assure du bon suivi des avances de caisse ;
• Est responsable de la tenue des journaux de banques et de caisse sur le logiciel SAGA ;
• Assure le contrôle mensuel des journaux et la clôture mensuelle de la comptabilité pour approbation de la coordinatrice générale ;
• Assure la supervision de la gestion comptable ;
• Supervision de la gestion comptable et financière : assurer le contrôle de la comptabilité de chaque base, le suivi de la trésorerie, le suivi budgétaire, etc. ;
• Assure le suivi des outils financiers et développe de nouveaux outils en fonction des besoins ;
• Assure la mise en œuvre d’une politique anti-corruption adaptée au contexte local ;

Objectif 2: Gestion et supervision de la logistique

• Encadrer et accompagner les équipes logistiques
• Mettre en œuvre et garantir la performance de la chaîne d’approvisionnements, notamment :

o      Gestion et optimisation des différents contrats ;

o      Gestion des procédures d’achat en collaboration avec la logistique ;

o      Renforce la mise en concurrence du marché en articulant les besoins des bases locales ;

o      Organisation des services logistiques des bases en collaboration avec le personnel assigné ;

o      Soutenir la mise en place d’un réseau de fournisseurs nationaux et/ou internationaux 

o      Mettre en concurrence le marché national selon les procédures administratives de Médecins du Monde ;

o      Effectuer les achats, le suivi des commandes et la réception des marchandises dans le strict respect des procédures logistiques et administratives de Médecins du Monde ;

o      Il s’assure de la correcte gestion des services de transport et stockage ;

• Assure la mise en œuvre et la gestion efficace des moyens généraux sur l’ensemble de la mission ;
• Assure une correcte gestion de la flotte des véhicules ;
• Il s’assure de la correcte gestion et maintenance des équipements (téléphones, ordinateurs, imprimantes etc.) ;
• Appui à la coordination générale pour la gestion de la sécurité, notamment :

o      Contribuer à la réalisation d’un suivi et une mise à jour régulière des conditions de sécurité ;

o      Appuyer l’organisation et la mise en œuvre de la sécurité de l’ensemble de la mission d’un point de vue technique ;

o      Participer à l’actualisation du guide de sécurité de Médecins du Monde ;

Objectif 3: Gestion administrative de la mission

• Assurer le correct archivage des documents administratifs des projets ;
• Préparer les documents administratifs mensuels à envoyer à la Coordination Générale ;
• Assurer la correcte gestion des payements des salaires, taxes et impôts, à travers la gestion directe ou en contrôlant mensuellement les comptables du projet ;
• Assister les responsables de programmes et la coordination générale dans l’élaboration des budgets prévisionnels nécessaires aux demandes de financement, avenants et autres budgets prévisionnels demandés par le siège ;
• Appuyer la coordination générale dans l’élaboration des demandes d’envoi de fonds avant transmission au siège ;
• Alerter la coordination générale en cas de non-respect des clauses administratives et financières des contrats ;
• Mettre à jour les outils de suivi budgétaire des programmes, en alertant la coordination générale en cas de dépassement significatif et en proposant des solutions ;
• Contribuer à l’harmonisation des procédures de contrôle interne entre les différents programmes ;
• S’assurer de la sécurisation concernant la gestion des caisses des projets : contrôle du respect des seuils et sécurisation des approvisionnements ;
• Veille au respect et à la bonne application des procédures d’achats de Médecins du Monde ;
• Intervient en appui technique auprès des comptables de nos partenaires en cas de nécessité ;

Objective 4: Human ressources management

• S’assurer que le personnel logistique et comptable/administratif du projet est formé ;
• Proposer et participer à la mise à jour du cadre de gestion des ressources humaines commun aux programmes et appuyez la coordination générale dans son rôle de garant de ce cadre ;
• Assister la coordination générale dans son rôle de garant du respect du cadre juridique: veille juridique, interface avec les administrations, respect de la législation…
• Assurer la gestion administrative des ressources humaines ;
• Appuie la coordination générale techniquement pour les processus de recrutement du personnel national ;
• Assure la bonne organisation des relations avec les prestataires externes ;
• Supervise les processus de renouvellement des visas, ordres de missions, permis de travail pour le personnel international de la coordination au Cameroun ;

CONDITIONS D’EMPLOI:

• Poste à temps complet, basé à Yaoundé, avec déplacements réguliers dans la région de l’ouest, du north-west, de l’est et plus largement dans le pays ;
• Contrat national de 6 mois, renouvelable en fonction de l'évolution des projets et de l’évaluation de performance ;
• Entrée en fonction prévue : mars 2018
• Rémunération selon profil et grille salariale

PROFIL RECHERCHE :

      Diplôme universitaire et/ou expérience solide dans le domaine de la gestion comptable et budgétaire (maîtrise d’Excel indispensable, maîtrise comptable indispensable : budgétisation, paramétrage, consolidation, suivi budgétaire, contrôle de gestion, analyse du risque,…  - la connaissance du programme SAGA est un atout) ;

      Connaissance des procédures de bailleurs de fonds ;

      Compétences en organisation logistique : achats, approvisionnement, transport, expérience des appels d’offre ;

      Expérience dans la gestion de moyens généraux ;

      Expérience dans le domaine de la gestion administrative : administration RH, assurances, contrats, fiscalité… ;

      Expérience dans le domaine de la gestion sécuritaire ;

      Capacité à faire face au stress et à travailler sous pression ;

      Etre disposé à effectuer plusieurs voyages au niveau du pays ; 

      Maitrise du français écrit et oral et bonne connaissance de l’anglais ;

      Expérience reconnue dans le secteur ONG humanitaire et/ou de coopération au développement ;

      Etre intègre et rigoureux ;

POUR POSTULER:

Les personnes intéressées sont priées de déposer leur dossier complet de candidature par courriel au plus tard le 4 février 2018.  Le dossier de candidature complet comprend les éléments suivants :

• Lettre de motivation ;
• CV ;
• Certificats de travail et de formation ;
• Liste de trois personnes de référence dont deux des derniers employeurs / collaborateurs, avec leurs contacts (détails de fonctions actuelles, numéros de téléphones et/ou email).

Le dossier devra être envoyé par email à l’adresse suivante, mdmcameroun@gmail.com avec la référence au code: RESPONSABLE/ADMIN/2018

NB: SEULES LES CANDIDATURES SELECTIONNEES SERONT CONTACTEES.  Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt, mais nous nous communiquerons uniquement avec les candidats convoqués à une entrevue. Divers outils pourront servir à présélectionner et à évaluer les candidats, notamment curriculum vitæ, diplômes, vérification des références, épreuve écrite et entrevue.

NB: Le processus de sélection de candidature et d’entretien pourra commencer avant la date de clôture.

Médecins du Monde est un employeur qui promeut légalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à tous les candidats qui pensent qu'ils répondent aux exigences du poste. Aucun employé ou individu à Médecins du Monde n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l'échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d'un traitement préférentiel dans le processus de recrutement.